Hoje, mais do que nunca, falar sobre gestão do tempo no trabalho para aumentar a produtividade é relevante. Quantas vezes já aconteceu com você de querer acrescentar horas ao dia porque não deu tempo de cumprir uma meta? Neste artigo, falaremos sobre o que você pode controlar, ou seja, ações concretas para evitar aquela percepção de que o tempo está escapando de suas mãos.
12 dicas para administrar o tempo no trabalho e aumentar a produtividade
Se você procurar na internet conselhos sobre como conseguir uma melhor gestão do tempo, a primeira coisa que encontrará são centenas de aplicativos e ferramentas. Certamente, muitos deles podem ser muito úteis, mas se você não começar com o básico, apenas encherá sua área de trabalho e não aumentará a produtividade.
Por isso, agora daremos 12 dicas fundamentais a serem consideradas para garantir uma boa gestão do seu tempo de trabalho. Analise cada um abaixo.
1.Conheça sua função
Compreenda bem o “porque” de estar nesse cargo. O que você espera de si e como contribui para o sucesso do seu departamento? Isso é essencial para organizar as suas tarefas, identificar prioridades e cumprir os seus objetivos.
2.Defina metas inteligentes
Para cada objetivo, tarefa, atribuição que você tiver, use a metodologia inteligente, pois assim será mais fácil ter uma visão abrangente do que deve fazer. Além disso, permite identificar os limites de até onde ir, evitando, assim, se estender em ações que não agregarão valor ao que você espera alcançar.
3.Prepare o início de cada dia
Uma rotina para começar o trabalho permitirá que você inicie o dia com uma atitude mais focada no que deve realizar. Evite, por exemplo, uma reunião, ou, pelo menos, não antes de revisar sua agenda e se preparar mentalmente para o que enfrentará ao longo do dia de trabalho.
4.Aprenda a organizar e planejar
Não é só organizar e planejar, é aprender a fazer usando técnicas e ferramentas adequadas. Invista em um curso, se necessário, para que você aproveite ao máximo e identifique a melhor forma de organizar e planejar seu trabalho de acordo com sua função e características do cargo.
5.Identifique seus limites
Um erro muito típico é subestimar as atividades e superestimar sua própria capacidade de execução. Não é pensar “o céu é o limite” ou “se você se dedicar a isso, você vai conseguir”. Não. Todos são seres humanos e todos têm pontos fortes e fracos que devem ser claramente identificados, a fim de estabelecer limites para o que podem alcançar naquele momento com os recursos de que dispõem.
6.Analise esforço x resultado
Por vezes, dedicamos muito tempo e esforço a tarefas que, no final, não acrescentam tanto valor, face ao investimento em recursos e dedicação que tem dado. Pense no valor que você oferecerá, no resultado que alcançará versus o esforço que investirá e analise se realmente vale a pena.
7.Avançar, pouco, mas avançar
Coloque na agenda uma atividade que se espera fazer do início ao fim. No entanto, muitas vezes, isso não é possível devido à falta de informações, recursos, etc. A tendência, então, é deixar essa atividade para depois, e adivinha o que acontecerá? Sim, isso mesmo, a procrastinação. Não espere ter todas as informações para iniciar a tarefa, agende etapas anteriores, por menores que sejam, mas que permitam avançar em direção ao objetivo final.
8.Aprenda a ser mais produtivo
Gestão do tempo e produtividade, como foi visto, andam de mãos dadas. No entanto, a própria produtividade tem regras e bases próprias que você não pode deixar de cumprir para atingir seus objetivos.
9.Aprenda a dizer não
Essa é uma fraqueza que muitos admitem ter: não saber dizer não. Você vai se surpreender ao saber que, aprender isso, não é tão complicado, e se baseia em uma comunicação assertiva. Assuma o compromisso consigo mesmo de aprender a dizer não e verá como administrará muito melhor o seu tempo e, consequentemente, ganhará em produtividade.
10.Avalie seu progresso com frequência
Quantas vezes já aconteceu de você perceber, bem tarde, que estava indo na direção errada a um objetivo? Geralmente isso acontece porque acaba confiando em seu próprio progresso e não o avalia adequadamente. Não pense que perde tempo fazendo uma avaliação e revisando novamente as tarefas, pelo contrário. É provável que identifique erros que poderá corrigir e economizará muito tempo no futuro.
11.Aprenda a delegar
Muitos acreditam que para delegar é preciso ter um responsável, ou seja, ser um supervisor ou gerente. Isso é um mito. Pesquise sobre este tema e você aprenderá muitas técnicas de como delegar para seus colegas e até mesmo para seu próprio chefe, percebendo, mesmo em equipe, o quão eficientes eles podem ser.
12.Faça um fechamento diário
No final do dia, assim como você iniciou uma rotina, reveja o que fez durante o dia. Isso não só permitirá que tenha uma percepção de que progrediu e que certamente completou várias tarefas, mas também permitirá que você feche do ponto de vista psicológico, evitando levar preocupações de trabalho, ideias soltas e até perguntas de casa para casa. Siga essas orientações e, aumentar a produtividade, será mais simples do que imagina.
