A estratégia 5S no escritório pode ser muito útil e te ajudar a tornar o seu dia a dia muito mais fácil e eficiente. Ter um local de trabalho arrumado, organizado e limpo é muito mais importante do que você pensa.
Você já ouviu falar da estratégia 5S? Se sua resposta for não, então, este artigo irá interessá-lo. Se o seu local de trabalho está um caos, não está limpo, é difícil para você encontrar o que procura, suas funções sofrem com isso porque você perde tempo e eficiência todos os dias.
O que é a estratégia 5S?
5s é um programa desenvolvido pela Toyota no Japão para alcançar melhorias duradouras no nível de organização, ordem e limpeza no local de trabalho. O objetivo foi buscar maior eficiência e também aumentar a motivação da equipe.
E é que ter um local de trabalho arrumado, limpo e bem organizado é fundamental para melhorar o desperdício de tempo, deslocações desnecessárias e reduzir erros. Também ajuda os colaboradores a estarem mais motivados e a trabalharem em melhores condições. São todas as vantagens.
Cada um dos “S” refere-se a uma ação a ser realizada para implementar este método: Classificação, Organização, Limpeza, Padronização e Melhoria Contínua.
- Seiri – Classificar e descartar;
- Seiton – Ordenar;
- Seiso – Limpo;
- Seiketsu: Padronizar;
- Shitsuke – Apoio ao processo, disciplina;
- Seiri – Classificar e Descartar.
No ambiente de trabalho sempre temos muito mais coisas do que o necessário, então, o primeiro passo deve ser classificar os materiais necessários para o dia a dia. Guarde apenas o básico, pois o restante é separado e deixado em um depósito temporário.
Seiton (Ordenar)
Neste caso, o lema seria “Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”. Os itens que não foram verificados e são considerados necessários são atribuídos a um local específico no espaço de trabalho.
Assim, sempre sabemos onde vai estar e economizamos tempo procurando os itens. E para que saibamos se temos ou falta de cada material e podemos repor se necessário.
Desta forma, perde-se muito menos tempo à procura de cada material para que mais tarde se descubra que não o temos. Para marcar a localização de cada elemento, são utilizadas etiquetas, sinais ou o que considerarmos que nos ajudará a tê-lo claramente localizado em seu espaço.
Seiso (claro)
A limpeza deve fazer parte da nossa rotina de trabalho. Por um lado, porque devemos remover a sujeira trabalho e mantê-lo sempre o mais limpo possível. Mas, também porque assim identificaremos qualquer problema mais cedo e localizaremos tudo rapidamente.
Limpar uma vez por semana e eliminar tudo o que for desnecessário que acumulamos nos ajudará a ter maior clareza mental e a ficar mais motivados. Também é muito importante que você revise regularmente o número de itens que possui e remova tudo o que realmente não precisa.
Seiketsu (Padronizar)
Nesta etapa, padronizamos o local de trabalho para que possa ser claramente distinguido quando algo está errado com o local de trabalho. O objetivo é manter os três primeiros passos para que não haja objetos desnecessários, tudo esteja organizado e limpo.
A olho nu, devemos ser capazes de ver se há algum problema e corrigi-lo. É algo que você pode fazer quando chegar no escritório todos os dias, dar uma olhada, ver se está tudo bem e começar a trabalhar. Ou, se você identificar um problema, precisará decidir quando vai gastar tempo consertando-o (você precisa limpar, jogar coisas fora ou colocar as coisas em ordem).
Shitsuke (melhoria contínua)
E é que os 5S nunca acabam, devem continuar a ser aplicados ao longo do tempo. Desta forma, estamos em um processo de melhoria contínua. A disciplina para continuar aplicando e não perdê-la com o tempo é muito importante. O sucesso da sua implementação irá proporcionar-nos um espaço de trabalho muito mais agradável, mais motivação e um sentimento de satisfação pessoal, que também será perceptível ao nível geral. Portanto, manter a estratégia 5S ao longo do tempo torna-se uma necessidade.
