Muitas vezes, ao final do seu dia de trabalho, você sentirá que conseguiu fazer poucas coisas apesar de estar ocupado. Estudos indicam que apenas 26% das pessoas saem do escritório com tudo terminado, ao menos o que foi proposto para o dia. Este é um dos problemas de produtividade mais comuns.

A sensação geral é de estar ocupado o dia todo com muitas coisas, mas sem ter feito nada importante. Todos querem se organizar bem, ser eficientes em seus objetivos, tarefas-chave e resolver problemas importantes em seu trabalho. Para conseguir isso, primeiro é preciso entender os erros que comete e que te impedem de concluir tarefas importantes e manter o foco nelas. Neste artigo mostraremos os 3 problemas de produtividade mais comuns no trabalho e que afetam sua eficiência.

3 problemas de produtividade mais comuns no trabalho

1.Você esquece como fazer tarefas recorrentes 

Normalmente, se você faz uma tarefa diariamente, é normal que, com o tempo, tenha uma forma muito eficiente de finalizá-la. No entanto, se você precisa fazer essa tarefa uma ou duas vezes por ano, provavelmente não é.

Por exemplo, se em seu trabalho, você tem que fazer uma série de relatórios, trimestrais, semestrais e anuais. Toda vez que for fazê-los, você passa 30 minutos procurando em seu e-mail a última vez que fez isso e os lugares de onde precisou obter as informações para poder iniciá-los.

O melhor é ter uma nota sem seu computado com o título “Relatório do semestre trabalho xxx”. Onde estão as instruções passo a passo de como fazer os relatórios, os modelos, as consultas, etc., então, não precisa mais passar por todas as etapas para encontrar as informações.

Dessa forma, assim que terminar qualquer tarefa que tenha que repetir no futuro, escreva as instruções em uma nota com o processo. Isso o tornará o mais eficiente possível. Lembre-se de salvá-lo em um local onde possa consultá-lo rapidamente.

2.Você subestima as pequenas perdas de energia e tempo

Quando você dedica tempo todos os dias a projetos importantes que não são urgentes, como trabalhar em suas habilidades, permite que melhore seus resultados a longo prazo em comparação com não fazer nada. Por outro lado, se você desperdiçar tempo e energia todos os dias, mesmo que pouco, isso terá um impacto negativo maior do que você imagina. 

Gastar 10 minutos procurando informações em seu e-mail ou respondendo a e-mails que podem ser respondidos em outro momento, a longo prazo, impacta negativamente na sua produtividade. Muitas dessas tarefas interrompem seu fluxo de trabalho e drenam sua energia todos os dias.

Construa “sistemas” que o ajudem a minimizar ou eliminar essas perdas de tempo e energia, como:

• Reduzir pequenas tomadas de decisão;
• Simplificar tarefas;
• Agrupar tarefas semelhantes;
• Automatizar;
• Fazer checklists;
• Delegar tarefas;
• Etc.

Isso te ajudará não apenas a economizar tempo todos os dias, mas também a ter mais clareza mental para superar problemas de produtividade no trabalho.

3.Tudo ou nada quando você tem que fazer uma mudança

Muitas vezes se percebe que precisa fazer alguma mudança para melhorar sua produtividade, porém, resiste em fazê-lo. Por exemplo, perceber que está dormindo pouco. Você fica cansado ​​o dia todo e isso afeta seu humor e sua produtividade tanto no trabalho quanto na vida pessoal. No entanto, acha difícil ir para a cama cedo.

É aqui que propomos: “Vou para a cama 2 horas mais cedo “(tudo). E a realidade é que televisão, séries, filmes, celulares te impedem de fazer aquela mudança que você precisa (nada). É aqui que você deve tentar fazer as mudanças que está disposto a fazer e que não são um mundo para você.

Voltando ao exemplo acima, você pode fazer pequenas alterações, como:

• Apagar as luzes da sua casa;
• Colocar um filtro de luz azul no celular;
• Colocar apenas um episódio da sua série favorita;
• Passar um tempo antes de dormir planejando o que fará no dia seguinte.

Isso o colocará no modo “hora de dormir “e o ajudará a dormir quase sem esforço 15 a 30 minutos antes. Se você fizer o oposto, vá para a cama 2 horas antes ou nada, você não fará a mudança.

Portanto, encadeie pequenas vitórias, “pequenas vitórias” que o ajudarão a superar a resistência à mudança. Quando você fizer uma dessas pequenas mudanças que não dão muito trabalho, naturalmente ficará mais fácil para você fazer outras alterações.