As reuniões de trabalho são o mal da empresa moderna. Algumas pessoas adoram arrastá-las e acabam descobrindo repetidamente que são uma perda de tempo. Talvez, o que acontece é que muitos prefiram conversar com os colegas do que trabalhar. Mas, quando a realização contínua de reuniões nos faz passar mais horas do que o necessário no trabalho, as coisas começam a ficar menos divertidas.
E há inúmeras pesquisas que apontam para a recorrente inutilidade das reuniões de trabalho. Assim, descobriu-se que o funcionário médio trabalha apenas três dias por semana. O resto do tempo gasto no escritório é considerado um desperdício, e são as “reuniões improdutivas” que encabeçam a lista de tempo perdido.
O resultado líquido de ter reuniões um dia por semana é ter blocos de tempo longos e ininterruptos nos outros dias que permitem que você seja incrivelmente produtivo. Você pode trabalhar em coisas que de outra forma não faria.
As regras para ter reuniões de trabalho produtivas
Supondo que a maioria das reuniões possa ser simplesmente excluída, é verdade que às vezes elas podem ser úteis. As reuniões são essenciais para permitir colaboração, criatividade e inovação. Eles geralmente promovem relacionamentos e garantem o compartilhamento adequado de informações. Em suma, elas “fornecem benefícios reais”, mas se uma série de regras for seguida:
Em caso de dúvida, não convoque
Antes de pensar se é conveniente convocar uma reunião, pense bem para que serve. As reuniões nunca devem ser usadas para relatar uma decisão que já foi tomada ou levantar uma discussão sobre algo sobre o qual realmente não queremos discutir.
Muitas reuniões são realizadas para dar uma sensação de democracia que não existe. Peça conselhos antes de tomar uma decisão e mantenha o que você decidiu, mas não use seus colegas ou funcionários para apoiar sua decisão em uma espécie de ficção. Ninguém é verdadeiramente sincero quando há uma hierarquia à frente, e muito menos cercado de pessoas.
Prepare a reunião com antecedência
O sucesso de uma reunião depende do design dela. Você deve ser claro sobre o que deseja tratar e com que finalidade. Todos os participantes devem ter conhecimento prévio da existência do encontro e do seu objetivo, para que possam preparar a sua intervenção. Reuniões improvisadas são sempre um fracasso, pois se tornam conversa fiada em termos de produtividade.
Cumpra o cronograma
Inicie as reuniões sempre no horário em que for convocado, sem esperar ninguém, e ajuste-as para um horário previamente combinado, no máximo uma hora. Depois desse tempo, ninguém vai prestar atenção.
Limite os participantes
Chame apenas as pessoas necessárias para a reunião para discutir o assunto em questão. A produtividade diminui proporcionalmente ao número de participantes. Também não force os trabalhadores a comparecer a uma reunião. Se uma pessoa acredita que não é necessário ir porque não vai contribuir com nada, é evidente que não vai contribuir com nada.
Força para ouvir
As reuniões muitas vezes se tornam monólogos de certas pessoas, sempre as mesmas, que os demais não escutam. É responsabilidade do anfitrião atuar como moderador do debate, medir os tempos e obrigar os participantes a estarem onde estão.
Avalie a utilidade de cada reunião
Ao final de cada reunião de trabalho, pergunte aos participantes se eles acham que foi útil para alguma coisa. Você pode ter uma surpresa. Se a reunião não funcionou, planeje a próxima de outra maneira. Não repita dinâmicas que não estão funcionando. E lembre-se sempre da regra número um: na dúvida, não se convoque.
