Quando você é designado para supervisionar equipes, torna-se ainda mais importante fazer relatórios sobre dos projetos ou tarefas pelos quais você é responsável. Portanto, é necessário que consiga elaborar um relatório de trabalho que lhe permita comunicar a posição das tarefas a um cliente ou ao seu superior.
Por exemplo, seu chefe pede para você atualizar o andamento de uma proposta para um cliente ou melhorar um processo. Como faria um relatório de trabalho realmente satisfatório?
Como fazer um bom relatório de trabalho?
Coisas relevantes
Por exemplo, imagine que você está reportando ao seu gerente a posição de um novo projeto para um grande cliente. Antes de lançar uma lista de todas as coisas feitas, comece entendendo as expectativas de seu gerente.
- Por que esse novo projeto é importante?
- Que resultados espera deste projeto?
- Quantos detalhes seu chefe realmente precisa receber?
- Existem aspectos específicos do projeto importantes para você conhecer e outros com os quais você pode não se importar muito?
Você provavelmente já conhece alguns desses detalhes, mas se não souber, pergunte diretamente. Quanto mais claro estiver sobre seus objetivos, mais fácil será relatar o progresso.
Também vale a pena perguntar que nível de detalhe você precisa e se deve usar um formato específico. Algumas empresas enviam o relatório em formato de apresentação ou utilizam softwares específicos que serão posteriormente utilizados em reuniões executivas.
Inclua os pontos-chave
Embora algumas empresas possam ter seus próprios formatos para relatórios, existem certos elementos-chave que você deve incluir em qualquer documento eficaz. Aqui, mencionaremos alguns deles.
Progresso e marcos
Se você planejou um projeto antes de iniciá-lo, provavelmente o dividiu em uma série de tarefas e objetivos individuais, com prazos. Seu relatório deve conter atualizações com antecedência para atender a esses prazos. Para tarefas em andamento, atribua uma porcentagem para mostrar quanto falta para concluí-las.
Dependendo do nível de detalhamento do seu planejamento, pode não valer a pena listar todas as tarefas. Lembre-se de que você está criando um relatório com base no que seu chefe ou cliente deseja saber, não com base na menção de todas as coisas que fez. Portanto, você só precisa selecionar determinados marcos do projeto e relatar o progresso para alcançá-los.
Riscos e problemas
Mesmo com um planejamento conservador, a maioria dos projetos encontra alguns problemas ao longo do caminho.
Você pode ficar tentado a deixá-los de fora e minimizá-los, especialmente se estiver se reportando a seu chefe ou cliente que está muito interessado em tornar o projeto um sucesso. Mas, é muito importante que você os mencione o quanto antes, por dois motivos:
- Uma das principais funções de um gerente é ajudar a remover obstáculos. Seu gerente pode usar seus conhecimentos, recursos, conexões e influência para resolver um problema que, de outra forma, causaria um impasse na conclusão do projeto.
- Se um projeto sai do cronograma, é melhor avisar logo, antes que seja tarde demais. Em um estágio inicial, você ainda pode trabalhar com seu gerente e colegas para encontrar uma solução e cumprir o prazo do projeto. A última coisa que você quer fazer é trazer um problema quando atingir o prazo.
Ofereça soluções para problemas, tenha um plano de ação
Ninguém gosta de ouvir apenas os problemas sem oferecer uma solução. Para cada problema identificado, você precisa listar as ações que deve executar para mitigar ou corrigir o erro. Se precisar de mais ajuda, peça, mas pelo menos você deve ter um plano para seu relatório de trabalho.
