Quando você começa a se preocupar em ser mais organizado e produtivo, pode surgir um problema. E quando pesquisamos na Internet encontramos muitas dicas, até algumas se contradizem. A questão que existe é cada pessoa diferir da outra, pensamos diferentemente e gostamos de organizar as coisas de um jeito particular, por isso, gerenciar projetos e metas não é uma via de regra para todos.
Falsas necessidades o impedem de gerenciar projetos e metas
Um exemplo de “falsas necessidades” é a opção “soneca”, um recurso que permite adiar e-mails e que muitos aplicativos implementaram. Várias pessoas queriam esse recurso e o estão usando, mas, para ser honesto, não é um recurso crítico. Por que?
Porque, como se costuma dizer, serve apenas para “chutar para a frente”, já que você acha que está muito ocupado, aperta este botão e o e-mail desaparece. No entanto, esse e-mail acabará voltando e você terá que fazer algo com ele.
Em vez disso, uma maneira eficaz de lidar com as mensagens é agir e decidir o que fazer com o e-mail, perguntando a si mesmo:
- O que é este e-mail ?
- O que tenho a ver com isso?
Uma vez tomada a decisão, pode ser necessário arquivá-la, colocá-la em sua pasta de e-mail aguardando resposta, buscar informações para responder, etc. Portanto, pare um pouco e pense nessas “falsas necessidades” e se elas estão te atrapalhando na hora de gerenciar os projetos e metas que deseja alcançar.
O que você quer alcançar
Bem, após determinar que tipo de pessoa você é quando se trata de gerenciamento de projetos, precisa saber o resultado. O que exatamente você quer alcançar? Se você não tem clareza do que quer alcançar, acabará vagando sem saber ao certo se está avançando no projeto ou objetivo que se propôs.
Quando isso acontece, você acaba não revisando seus projetos ou se o faz, não sabe quais são os próximos passos. No final, cria-se um círculo vicioso de não saber o que fazer e não querer rever seus projetos. No final, o tempo passa e você não faz nada.
Portanto, se você já leu sobre liderança, sabe que todos os grandes líderes sabem como comunicar os resultados que desejam alcançar com absoluta clareza. Então, o primeiro passo toda vez que você iniciar um projeto ou um objetivo, seja claro sobre qual é o seu resultado.
Tome uma atitude, não pense muito
Outro ponto é não complicar as coisas e pensar muito nelas. Uma das maneiras de evitar isso é ser absolutamente claro sobre o que você deseja alcançar.
Imagine que planeja melhorar a produtividade da sua equipe agora que está em home office, com técnicas para os ajudar. Por onde você começa? Normalmente, as pessoas começam tentando encontrar a melhor ferramenta para se comunicar. Mas, isso é um erro. O importante nesse momento não é a ferramenta, e sim, o conteúdo que você quer comunicar.
Após saber o que deseja comunicar, comece a criar o conteúdo. A plataforma que você usa pode vir depois. Uma rápida pesquisa no Google fornecerá os dez principais aplicativos para trabalhar e, quando você tiver o conteúdo, decidirá muito mais rápida. Se você não tem a mensagem para comunicar, usará o fato de decidir qual ferramenta usar como desculpa para não criar conteúdo.
Dividindo muito um projeto
Outra complicação excessiva é dividir muito um projeto em subprojetos e sub-tarefas, por que? Por que você precisa de toda essa complexidade?
Para que um projeto ou objetivo seja alcançado, basta fazer o trabalho. Portanto, tudo o que você precisa é esclarecer o que é necessário ser feito a seguir. A maioria dos projetos e metas não são feitos em um dia, então, o que você precisa fazer hoje para seguir?
Quando você tem a tendência de criar muitos subprojetos e sub-tarefas, gasta muito tempo gerenciando e organizando tudo, e não tem tempo suficiente para realizar. Dividir demais as coisas não ajuda a gerenciar projetos e metas.
